1 – DEFINIR LES OBJECTIFS DE L’EVENEMENT

Répondre à la règle des QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi)

• Quoi : l’objet de l’événement
• Qui : qui sont les parties prenantes, acteurs, responsables.
• Où : où doit avoir lieu l’événement ?
• Quand : quel est le moment propice ? la durée ? la fréquence ?
• Comment : matériel, équipement, moyens nécessaires, manières, modalités, procédures.
• Pourquoi: le pourquoi de cet événement (stratégie dédiée à attirer de clients, communiquer sur un lancement de produit, convaincre des investisseurs potentiels…

2 – ÉTABLIR LE RETROPLANNING

L’établissement d’un retroplanning (construit à partir de la date de l’événement) vous permet d’être efficace, productif. Il vous évite d’oublier certains aspects de l’événement et de ne pas prendre du retard sur l’exécution des tâches.

Vous pouvez utiliser un tableur Excel ou des logiciels adaptés.

3 – IDENTIFIER LE PUBLIC CIBLE

Il est important de connaître le profil de vos invités en faisant une sélection qui répondra à vos objectifs ainsi qu’une sélection d’animations pouvant les intéresser Définir le nombre de participants souhaités pour l’événement.

Pour être plus efficace, il faut s’aider de la règle des QQOQCP.

4 – CHOISIR LE TYPE D’ÉVÉNEMENT

Ce choix dépend à la fois de l’objectif, des moyens, des cibles ainsi que de leurs attentes.

• En présentiel : cocktail dinatoire, séminaire, gala…
• En digital : webinaire…

À ce stade, il est important de connaitre les ressources dont vous disposez pour définir le besoin de recourir ou pas à des professionnels en organisation d’évènements.

5 – CONSTITUER L’EQUIPE

La constitution de votre équipe doit être à l’image du niveau de réussite souhaité. Il est impératif de faire le point de vos ressources internes en matière de disponibilités, de compétences et de personnalité. À chaque poste doit correspondre un profil de personnes. Les membres de votre équipe doivent être disponibles pour répondre aux objectifs du projet. Chaque membre de l’équipe doit avoir accès au planning et connaître sa mission ainsi que le délai associé.

Dans le cas où vous devez faire appel à des prestataires, il peut être important et nécessaire de rédiger un cahier de charge pour vous aider à constituer votre équipe.

Un temps de briefing doit être prévu avant le jour J, avec l’ensemble des membres de l’équipe ainsi que les prestataires afin de préciser le rôle de chacun.

Prévoir un système de communication pour faciliter les échanges le jour J.

6 – VALIDER LE BUDGET

Le budget est l’élément clé de l’évènement dont va dépendre toutes les autres actions.

Tenir compte de tous les postes de dépenses et ne pas hésiter à se faire aider en cas de besoin.

Se poser les bonnes questions :

• Enveloppe illimitée ou contrainte ?
• Événement payant ou gratuit ?
• Événement à budget équilibré ou à bénéfice ?
• Besoin de recourir à des financements extérieurs ?

Suivre régulièrement l’évolution de votre budget en fonction des rentrées et sorties d’argent.

7 – CHOISIR LA DATE IDÉALE

Le choix de la date répond à plusieurs critères :

• Disponibilité du lieu
• Type d’évènement prévu
• Durée de l’événement : segmenter le sur plusieurs jours si les sujets sont nombreux et importants pour tenir sur une seule journée
• Période (vacances scolaires, les jours fériés, les lundis…)
• Agenda de vos concurrents : s’assurer qu’ils n’organisent pas déjà un événement sur cette date

Attention à ne pas choisir une date trop proche (risque d’une mauvaise préparation et participation limitée), ni une date éloignée (risque d’oubli des participants)

S’assurer d’intégrer la convivialité lorsque l’évènement a lieu en dehors des heures de travail.

8 – CHOISIR LE LIEU DE L’EVENEMENT

Tenez compte de la nature, de la taille, de l’emplacement, de la commodité, de l’accessibilité et de la disponibilité de l’endroit le jour de l’événement.

Prenez le temps de visiter le lieu avant le jour J pour éviter toutes mauvaises surprises.

9 – COMMUNIQUER SUR L’EVENEMENT

Il ne sert à rien de préparer un événement si personne n’est au courant. Pour cela, il faut prévoir une stratégie de communication efficace qui dépendra du budget alloué et de l’importance de l’événement.

Les canaux de communication à utiliser :

• Réseaux sociaux : Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram etc.
• Site web : de l’entreprise ou un page dédiée à l’événement.
• Emailing : des invitations par segmentation de profil.
• Affiches, panneaux, brochures…
• Média : choisir les médias qui répondent aux besoins de votre événement.

10- ACCUEIL DES INVITÉS

Vos invités font la réussite de votre événement alors accueillez les comme il se doit.

Ne pas hésiter à faciliter l’accès par des signalisations.

Proposer une collation à vos invités pour rehausser la qualité de l’organisation.

Permettez que vos invités partent avec l’image de votre entreprise en offrant des goodies.

 

Excelys Sante reste la plateforme qui vous permet de capitaliser l’organisation de vos événements tout en préservant vos ressources internes.

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